W celu sprawnego sprawowania kontroli nad wszystkimi elementami systemu zarządzania, prowadzenia dokumentacji, zapisów, kalendarza wykonywania niezbędnych prac, itp. opracowano założenia i stworzono bazę danych w formacie MySQL, zarządzaną z poziomu przeglądarki internetowej. Baza zawiera dane o personelu, dokumentach, wyposażeniu pomiarowo-badawczym, pomieszczeniach, badaniach biegłości/porównaniach międzylaboratoryjnych i wiele innych informacji niezbędnych do poprawnego funkcjonowania laboratorium akredytowanego.
Pracownicy laboratorium akredytowanego posiadają zabezpieczony dostęp do bazy danych, z odpowiednimi poziomami uprawnień do zapisywania, zmiany i odczytu danych w zależności od pełnionej funkcji w laboratorium.
Prowadzone są prace doskonalące bazę danych mające na celu osiągnięcie możliwości prowadzenia wszystkich zapisów systemowych - dokumentów Systemu Zarzadzania oraz zapisów z wykonywanych czynności działalności laboratoryjnej, w tym dokumentowania badań dla klientów zewnętrznych i wewnętrznych oraz nadzoru nad systemem - w postaci elektronicznej, przy zachowaniu pełnej zgodności z wymaganiami jednostki akredytującej.
Tak zbudowana baza danych pozwala na znaczne odciążenie personelu naukowego od prac związanych z administrowaniem systemem i koniecznością nadzorowania terminów wykonywania niezbędnych działań systemowych.
Sposób, w jaki została zbudowana baza danych umożliwia również jej adaptację na potrzeby innych laboratoriów w przypadku ich zainteresowania zdobyciem akredytacji na zgodność z wymaganiami normy PN-EN ISO/IEC 17025:2018-02. Możliwe jest również dostosowanie bazy danych na potrzeby zakładów, które chciałyby uzyskać akredytację na inną normę dotyczącą systemu zarządzania, np. PN-EN ISO/IEC 9001:2015-10.
Przykładowe strony www obsługi bazy danych
